レコード権限アシスト for kintone
レコードの内容に合わせて、見られる組織・人を自動で設定。
関わる組織が複数あっても、全員が見られるレコードに。内容が変われば、見られる人も自動で変わります。レコードの値から「見せる相手」を 1 つのフィールドへ自動で入れるので、アクセス権のルールは 1 本で済みます。
リクエストから誕生このプラグインは、ご利用中のお客様からいただいたリクエストをもとに開発しました。ご要望は年間サポーターの特典としてお送りいただけます。
複数の組織が関わるレコードを、片方の組織しか見られない
kintone のレコードのアクセス権は、上から順に見て、最初に当たったルールだけを使います。組織ごとにルールを並べると、案件のように複数の組織が関わるレコードでは、先に当たったルールの組織しか見られません。
ルールが「最初の 1 本」しか効かない
営業部のルールが先に当たると、同じレコードに関わる開発部のルールは使われません。片方の組織だけが、レコードを見られません。
ルールを足しても、見直しが終わらない
組織の組み合わせごとにルールを作ると、数が増え、順番の調整も必要になります。組織やレコードが増えるたびに見直しが要ります。
上の組織には、自動で見せられない
アクセス権の「下位組織に継承」が効くのは、下の組織だけです。課を入れたレコードをその上の「部」にも見せるには、組織ごとにルールを足すか、値を手で入れることになります。
見せる相手を 1 つのフィールドへ自動で入れ、ルールは 1 本に
レコードを保存すると、担当部署・関係部署などの値から見せる相手を計算して、1 つのフィールドに入れます。そのフィールドを対象にしたアクセス権のルールを 1 本作るだけで、関わる全員が見られるようになります。
| レコードの値（例） | 見せる相手に入るもの |
|---|---|
| 担当部署：営業1課 | 営業1課、その上の営業部 |
| 関係部署：開発2課 | 開発2課、その上の開発部 |
| いつも入れる相手：管理部 | 管理部 |
| 見せる相手のフィールド（結果） | 営業1課・営業部・開発2課・開発部・管理部 |
誰がなぜ入ったかが分かる。自分が見られなくなる保存は、先に止める
権限は、設定を間違えても画面上は何も起きないのが怖いところです。入った理由を見られるようにし、保存の前にも確認を出します。
手で書き換えられないようにする
追加・編集の画面で、見せる相手のフィールドを入力できないようにできます（おすすめ）。保存のたびに作り直すので、手で入れた値は残りません。
誰も入らないときの相手
計算の結果が空になるレコードに、管理部などを入れられます。空のままだと、ルールによっては管理者を含めて誰も見られなくなります。
範囲を広げる・絞る
元にした値だけでなく、上の組織や、値ごとに決めた相手も入れられます。入れたくない相手を外すこともできます。設定画面では、できることと例を先に読んでから設定できます。
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上の組織にも見せる
担当部署が「営業1課」なら「営業部」も入れて、部の人にも見せられます。何段上までか、どの組織で止めるかを指定できます。
下の組織にも見せる 🔒
元にした組織の、下の組織も入れます。通知の宛先など、見せる相手のフィールドをほかの用途にも使うときに使います。
値で相手を決める（対応表） 🔒
「案件種別」が「公共」なら「公共営業部」を入れる、のように、ドロップダウン・チェックボックス・文字列などの値で相手を決めます。対応は、自動作成される kintone のアプリ（ルール表アプリ）に書くので、組織が変わったときも担当の方が直せます。
いつも入れる相手
どのレコードにも必ず入れます。監査担当のグループには、すべてのレコードを見せる、といった使い方です。
入れない相手
元にしたフィールドや上の組織から入ってきても、外します。上の組織をたどると入ってしまう「役員室」は入れない、といった使い方です。
テーブルの列を元にする 🔒
テーブルの列の組織・ユーザー・グループ選択や選択肢の値を、全行ぶんまとめて元にできます。
今あるレコードにも、下見をしてから反映
新しく保存するレコードには自動で入ります。使い始めたとき、設定や対応表を変えたとき、組織が変わったときは、今あるレコードへまとめて入れ直します。実行の前に、変わる件数と中身を確かめられます。
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- 対象を、全件か、絞り込み条件（クエリ）から選びます。
- ［下見する］で、変わる件数と中身を確認します。実行の時点で計算し直すので、下見のあとにレコードが変わっても安全です。
- ［入れ直しを実行］で反映します。途中で［中止］もできます。
記録・点検・連携
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変更を記録する 🔒
見せる相手のフィールドが変わったとき、記録用アプリ（自動作成）に「変更前・変更後・入った相手・外れた相手・きっかけ」を残します。「なぜこのレコードを見られなくなったのか」を後から調べられます。
ズレを自動で点検する 🔒
アプリ管理者が一覧を開いたとき（1 日 1 回）、見せる相手が計算結果と違うレコードを数え、1 件以上なら一覧の上にお知らせします。ルール表アプリを直したのに入れ直しを忘れていたときに気づけます。
ルックアップ自動同期と連携する
ルックアップ自動同期 v2.4.0 以降で、マスタの変更を同期したとき、同じ書き込みで見せる相手も計算し直します。取引先マスタの担当部署を変えたら、案件アプリの見せる相手も変わります。
設定は、やりたいこと順の 4 タブ
① 誰に見せるか ／ ② 範囲を広げる・絞る ／ ③ 今あるレコードに反映 ／ ④ 記録・点検・連携。左には設定の目次とライブプレビューがあります。①の「はじめに」では、使い始めるまでの 4 つの手順が済んでいるかを自動で確かめて表示します。
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- システム管理者で kintone にログインし、歯車アイコン → kintone システム管理 → プラグイン を開き、「読み込む」からプラグイン zip をアップロードします。
- アプリに、見せる相手を入れるフィールド（組織選択・グループ選択・ユーザー選択のどれか。テーブルの外）を作り、アプリを更新します。
- アプリの設定 → プラグイン → 「+ プラグインを追加」 から「レコード権限アシスト」を追加し、歯車アイコンから設定画面を開きます。
- 「① 誰に見せるか」で、見せる相手を入れるフィールドと、元にするフィールド（担当部署・関係部署など）を選びます。必要なら「② 範囲を広げる・絞る」で上の組織などを指定します。
- アプリの設定の「レコードのアクセス権」で、条件「すべてのレコード」・対象に「見せる相手のフィールド」を選んだルールを作ります（組織選択なら「子組織を含める」も）。管理者用の対象も同じルールに入れ、このルールより上に、同じレコードに当たるルールを置かないでください。
- 「保存」を押してアプリを更新し、「③ 今あるレコードに反映」で、すでにあるレコードにも入れます。
主な機能
保存時の自動計算
追加・編集・一覧の編集・プロセス管理の操作で保存するとき、見せる相手を計算してフィールドに入れます。スマートフォンからの保存でも動きます。
上の組織にも見せる
どこまで上か、どこで止めるかを指定できます。
下の組織にも見せる 🔒
元にした組織の、下の組織も入れます。
値で相手を決める対応表 🔒
選択肢・文字列・テーブルの列の値から、見せる相手を決めます。ルール表アプリは自動で作成します。
いつも入れる相手・入れない相手
どのレコードにも入れる相手と、必ず外す相手を指定できます。
誰も入らないときの相手
計算の結果が空になるレコードに入れる相手を指定できます。
入力画面でのロックと保存前の警告
見せる相手のフィールドを手で書き換えられないようにし、本人が見られなくなりそうな保存は、確認を挟みます。
見せる相手の内訳
詳細画面の［見せる相手の内訳］で、値と入る理由を表示します。
今あるレコードへの一括反映
下見・CSV 書き出し・中止つきで、全件または絞り込んだレコードに入れ直します。
組織構成の変化のお知らせ
入れ直したあとに組織が変わったことを、アプリ管理者が一覧を開いたときに知らせます。
変更の記録 🔒
変更前・変更後・入った相手・外れた相手・きっかけを、記録用アプリに残します。
ズレの自動点検 🔒
計算結果と違うレコードの件数を、アプリ管理者に知らせます。
ルックアップ自動同期との連携
マスタの変更で同期した参照先のレコードも、見せる相手を計算し直します。
ライブプレビュー
設定画面で試しの値を選ぶと、入る相手と理由をその場で確かめられます。
ゲストスペース対応
ゲストスペース内のアプリでも使えます。ゲストスペースには組織選択フィールドを置けないため、対象はユーザー選択とグループ選択です。
プランについて
無料のままでも、設定 1 つを、同じ型のフィールド（組織選択なら組織選択）を元にして使えます。権限の事故を防ぐ機能（上の組織・誰も入らないときの相手・保存前の警告・下見など）は、無料の範囲です。設定の複数化、値や表の列を元にすること、下の組織、変更の記録、ズレの自動点検が、プレミアム年間サポーターで解放されます（単品販売はありません）。
無料プラン
- ✅ 保存時の自動計算（設定 1 つ）
- ✅ 組織・ユーザー・グループ選択の値をそのまま入れる
- ✅ 上の組織にも見せる・いつも入れる／入れない相手
- ✅ 誰も入らないときの相手・保存前の警告・入力画面のロック
- ✅ 見せる相手の内訳・今あるレコードへの一括反映（下見つき）
- ✅ 組織構成の変化のお知らせ・ルックアップ自動同期との連携
- ✅ 利用期限なし（設定画面に控えめな広告あり）
プレミアム年間サポーター
- ✅ 設定を複数持てる（見せる相手のフィールドごとに）
- ✅ 選択肢・文字列・テーブルの列の値で相手を決める（対応表）
- ✅ 下の組織にも見せる
- ✅ 変更の記録・ズレの自動点検
- ✅ プラグイン内の広告非表示
- ✅ ちょこっと＆プレミアムプラグインすべても対象（契約期間中に新しく公開されるちょこっと・プレミアムプラグインも追加料金なし）
上位版の KIZUNA Pro プラグインもお使いになる場合は、KIZUNA Pro 年間サポーター（税込 ¥27,500/年）をお選びください。このプラグインを含む、ちょこっと＆プレミアムプラグインもすべて対象です。
機能の詳細比較
| 機能 | 無料プラン | プレミアム年間サポーター |
|---|---|---|
| 動かせる設定の数 | 1つ | 無制限 |
| 選択肢・文字列・テーブルの列を元にする（対応表） | — | ○ |
| 下の組織にも見せる | — | ○ |
| 変更の記録 | — | ○ |
| ズレの自動点検 | — | ○ |
| 同じ型のフィールドを元にする | ○ | ○ |
| 上の組織にも見せる（ここで止める） | ○ | ○ |
| いつも入れる相手・入れない相手 | ○ | ○ |
| 誰も入らないときの相手 | ○ | ○ |
| 入力画面でのロック・保存前の警告 | ○ | ○ |
| 見せる相手の内訳の表示 | ○ | ○ |
| 今あるレコードへの一括反映（下見・CSV・中止） | ○ | ○ |
| 組織構成の変化のお知らせ | ○ | ○ |
| ルックアップ自動同期との連携 | ○ | ○ |
| ライブプレビュー | ○ | ○ |
| モバイル（保存時の計算）・ゲストスペース対応 | ○ | ○ |
| 設定画面の広告 | あり | なし |
ご利用にあたっての注意
- アクセス権そのものは、このプラグインでは変更しません。見せる相手のフィールドに値を入れるだけです。誰が見られるかの判定は kintone が行うため、導入前に、検証用のアプリで見られる範囲をご確認ください。
- アクセス権のルールは、条件に当たった最初のルールだけが使われます。見せる相手のフィールドを使うルールより上に、同じレコードに当たるルールを置かないでください。
- レコードのアクセス権は、アプリ管理者にも効きます。管理者用の対象（グループなど）を同じルールに入れてください。入れないと、管理者もレコードを見られず、今あるレコードへの反映もできません。
- 見せる相手のフィールドは、保存のたびに作り直します。手で足した値は残りません。必ず入れたい相手は「いつも入れる相手」に指定してください。
- 画面を通さずに登録・更新したレコードでは、計算されません。CSV の読み込み、REST API、他社プラグインの書き込みが該当します。「今あるレコードに反映」で入れ直してください。ズレの自動点検（プレミアム）でも気づけます。
- 今あるレコードへの反映・ルックアップ自動同期との連携は、実行する人に見えるレコードだけが対象です。見えないレコードは入れ直されません。
- 保存前の警告は、一覧の編集とプロセス管理の操作では出ません。確認を挟めないためです。
- 見せる相手のフィールドを、フィールドのアクセス権で「閲覧のみ」にすることはおすすめしません。保存時に入れる値が受け付けられないおそれがあります。手で書き換えられないようにするには、設定の「入力画面での動き」をお使いください。
- 廃止された組織・存在しないグループやユーザーのコードは、kintone が黙って落とします。このプラグインは、組織の一覧と突き合わせて無効なコードを除き、お知らせします。
- ゲストスペース内のアプリには、組織選択フィールドを置けません。対象はユーザー選択とグループ選択です。
- ルール表アプリ・記録用アプリは、設定画面から自動で作成します。ルール表アプリを編集できる人は、見せる相手の対応を変えられるため、必要な人にだけ権限を付けてください。
- プラグインの設定は「丸ごと保存」する仕組みのため、設定画面を2つ同時に開いて保存すると片方の変更が失われます。1つずつ保存してください。
- アプリからプラグインを「利用を解除」すると設定が破棄されます。一時的に止めたいだけのときは「無効にする」をお使いください。
- 本プラグインはサイボウズ社の製品ではありません。kintone はサイボウズ株式会社の登録商標です。
- 推奨ブラウザは Google Chrome / Microsoft Edge です。
- 本プラグインの利用により生じた損害について、当社は責任を負いかねます。配布 zip に秘密鍵（ppk）は含まれません。
よくある質問
レコードの内容に合わせて、見られる組織・人を自動で変えられますか？
kintone 標準のアクセス権だけでは、何が困りますか？
アクセス権の設定そのものを書き換えますか？
設定は何から始めればよいですか？
上の組織や下の組織にも見せられますか？
組織以外の値（ドロップダウンや文字列）からも、見せる相手を決められますか？
今あるレコードにも反映できますか？
設定を間違えて、自分や管理者がレコードを見られなくなることはありませんか？
どのレコードがなぜ見られるのか、あとから確認できますか？
CSV の読み込みや API で登録したレコードにも入りますか？
ルックアップ自動同期とは、どう連携しますか？
無料プランではどこまで使えますか？
スマートフォンやゲストスペースでも使えますか？
セキュリティ・データの取り扱い
KIZUNA Works のプラグインは、お客様のデータを社外に持ち出さない設計です。気になる方はブラウザの開発者ツール（F12）で通信内容をご確認いただけます。
- レコード等の業務データを外部に送信しません
プラグインが扱うレコードやフィールドの値が、当社や第三者のサーバーへ送られることはありません。
- 外部通信はライセンス認証のみ
ライセンスの確認のため、プラグイン ID と利用ドメイン名だけを当社サーバー（Google Apps Script）へ送信します。通信は kintone のプロキシ経由で行われます。
- 下記の処理は、お客様の kintone ドメイン内で完結します
いずれもご利用中の kintone ドメイン内の API 呼び出しだけで動作し、外部の第三者へは送信しません。
- 組織の一覧・ルール表アプリ・記録用アプリ・レコードの更新（自ドメイン内）：ご利用中の kintone ドメイン内の API だけを使います。見せる相手の計算のため、組織の一覧と親子関係（/v1/organizations.json）、ルール表アプリの対応表（GET /k/v1/records）を取得します。今あるレコードへの反映では、レコードを検索（GET /k/v1/records・カーソル）し、見せる相手のフィールドだけを更新（PUT /k/v1/records）します。設定画面では、ルール表アプリと変更の記録用アプリの作成（POST /k/v1/preview/app・アイコンの設定を含む）、フィールドの一覧、ユーザー・グループの一覧（/v1/users.json・/v1/groups.json）、アクセス権のルールの読み取り（GET /k/v1/preview/record/acl）も行います。いずれも外部へは送信しません。
- 実行時に外部ライブラリ（CDN）を読み込みません
第三者製ライブラリは使用していません。改ざんリスクのある外部 CDN への依存はありません。
- 設定情報は kintone の暗号化領域に保存
API キー等の秘匿情報をコードに直書きせず、設定は kintone 標準の暗号化された設定領域に保存します。
レコードの内容に合わせて、見られる組織・人を自動で設定。
レコード権限アシストはプレミアム年間サポーター（税込 ¥16,500/年）に含まれます。単品販売はありません。無料プランでも、設定 1 つでお使いいただけます。
プレミアム年間サポーターを見る →